La premisa es sencilla: si una tarea consume tiempo valioso de su personal, no está directamente relacionada con su producto o servicio principal (su core business) y puede ser realizada con mayor eficiencia o especialización por un tercero, entonces es una candidata ideal para la externalización. 

A continuación, analizamos en detalle cuáles son las tareas que más le conviene externalizar para asegurar la eficiencia operativa de su empresa.

1. Servicios Administrativos: 

Una de las áreas donde la externalización ofrece beneficios más tangibles es la gestión administrativa cotidiana. Las tareas de facturación, el manejo de cuentas y el soporte de oficina son universales, rigurosas y, a menudo, requieren un alto grado de organización y precisión.

Tareas Administrativas con Mayor Beneficio de BPO:

• Gestión de Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR): La gestión de facturas, la conciliación bancaria y el seguimiento de pagos son procesos de alto volumen y repetitivos. Al externalizar estas funciones, usted asegura la precisión, un flujo de caja adecuado y reduce el riesgo de errores costosos.
• Servicios de Back Office: Incluye tareas administrativas internas como el procesamiento de datos (data entry), la digitalización de documentos y la gestión de archivos. Al tercerizar el Back Office, se garantiza que estos procesos esenciales se ejecuten de forma eficiente y metódica.
• Servicios de Front Office: Consiste en la externalización de soporte al cliente, la gestión de call centers, y la atención por correo electrónico o chat. Esto permite ofrecer servicio 24/7 y mantener un alto estándar de calidad sin sobredimensionar la plantilla interna.

2. Recursos Humanos y Nóminas: 

La gestión de Recursos Humanos (RR. HH.) es fundamental para cualquier empresa, pero muchas de sus tareas son consumidoras intensivas de tiempo y están sujetas a estrictas regulaciones laborales. La externalización de RR. HH. no solo libera a su equipo interno, sino que también añade una capa de experiencia y confidencialidad.

Tareas de RR. HH. ideales para BPO:

• Administración de Nóminas (Payroll): El cálculo de nóminas, la gestión de deducciones, y la declaración de seguridad social son procesos que exigen una precisión del 100%. Externalizar la nómina garantiza la confidencialidad de la información salarial y el estricto cumplimiento laboral en todo momento.
• Gestión de Beneficios y Compensaciones: La administración de planes de salud, pensiones y otros beneficios requiere una dedicación y conocimiento que un proveedor BPO puede ofrecer de manera más eficiente.
• Reclutamiento y Selección Masiva: Para puestos de entrada o de alto volumen, la tercerización de los procesos de reclutamiento permite acceder a metodologías y bases de datos especializadas, agilizando la incorporación de talento.

3. Servicios de Logística: Optimización de la Cadena de Suministro

Las tareas administrativas asociadas a la logística y la cadena de suministro (Supply Chain) son críticas para el flujo de su negocio. La externalización en esta área permite acceder a la experiencia necesaria para optimizar rutas, inventarios y procesos aduaneros complejos.

Tareas de Logística Ideales para BPO:

• Gestión de Inventarios y Almacenes: El control de stock, la gestión de entradas y salidas (WMS), y la optimización de espacio son tareas que pueden ser tercerizadas para lograr una precisión superior y reducir los costos de almacenamiento.
• Administración de Compras y Proveedores: El proceso de búsqueda, negociación y gestión de contratos con proveedores exige tiempo y experiencia. Al externalizar la administración de compras, usted se beneficia de la capacidad de negociación de un experto.
• Procesamiento y Trazabilidad de Pedidos: Desde la recepción del pedido hasta la generación de documentación de envío y el seguimiento (tracking), estas tareas administrativas son clave para la satisfacción del cliente y deben ejecutarse con rapidez y exactitud.

4. Soporte Técnico y de Tecnologías de la Información (TI): Mantenimiento y Ciberseguridad

En la era digital, el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos es vital. Las tareas relacionadas con el soporte técnico y la gestión de TI son altamente especializadas y requieren atención constante para garantizar la operatividad y la seguridad de la información.

Tareas de TI y Soporte Técnico que Conviene Externalizar:

• Mantenimiento de Infraestructura y Redes: La monitorización proactiva, la gestión de servidores y el mantenimiento de equipos son actividades técnicas que un equipo BPO puede manejar de forma remota, asegurando la continuidad del negocio.
• Mesa de Ayuda (Help Desk): La externalización del soporte técnico a usuarios, la gestión de incidencias y la resolución de problemas informáticos libera a su personal interno de TI para enfocarse en la innovación estratégica.
• Ciberseguridad y Respaldo de Datos: La administración de copias de seguridad, la gestión de seguridad de firewalls y la protección contra malware son tareas de alto riesgo que deben ser tercerizadas a especialistas para mitigar amenazas.

La Estrategia de Vigo Servicios Empresariales

La externalización de tareas a través de un servicio BPO no es un costo, sino una inversión en la eficiencia y la proyección estratégica de su compañía. Al delegar las funciones de servicios administrativos, nómina, logística y soporte técnico a expertos, usted logra:

• Reducción Directa de Costos Operativos: Convirtiendo costos fijos (salarios, infraestructura) en costos variables.
• Acceso a Especialización y Tecnología: Beneficiándose de la experiencia y las herramientas avanzadas del proveedor BPO.
• Foco en el Core Business: Liberando a sus gerentes y equipos clave para concentrarse en la innovación y la estrategia de negocio.

Descubra cómo nuestros servicios BPO pueden gestionar sus tareas administrativas con eficiencia, precisión y un estricto cumplimiento normativo, permitiéndole alcanzar la máxima rentabilidad y productividad. Contáctenos hoy para solicitar un diagnóstico de las tareas que conviene externalizar en su organización.